CONTRATO DE MANDATO USO DE CERTIFICADO DIGITAL
PROPIEDAD DE THE FACTORY HKA COLOMBIA SAS GRATUITO Y EXCEPCIONAL
A través del presente documento, se define el Contrato de Mandato y Exoneración de Responsabilidad para la gestión y firma de documentos electrónicos con fines fiscales.
Este acuerdo se suscribe entre EL MANDANTE (persona natural o jurídica plenamente identificada conforme a los datos registrados en la plataforma de vinculación, actualización o recompra) y EL MANDATARIO (proveedor tecnológico de servicios electrónicos autorizado, debidamente constituido y representado), bajo las siguientes consideraciones normativas y operativas:
CONSIDERACIONES:
1. Que entre el MANDANTE y EL MANDATARIO se ha formalizado un vínculo comercial dentro del cual EL MANDATARIO le presta a EL MANDANTE el servicio de emisión y/o recepción de documentos electrónicos con fines fiscales ante la DIAN para los clientes de EL MANDANTE, los cuales se gestionan a través de la configuración, soporte y mantenimiento técnico de la plataforma de TFHKA, bajo la exclusiva cuenta y riesgo de EL MANDANTE.
2. Que EL MANDANTE y EL MANDATARIO actuando a través de sus representantes legales debidamente facultados para celebrar el mandato regulado por el presente Contrato, declaran expresamente que se encuentran debidamente facultados para la celebración y ejecución del mismo.
3. Que los documentos electrónicos con fines fiscales requieren de un certificado de firma digital para firmar cada una de las transacciones electrónicas generadas por EL MANDANTE a través del sistema que dispone EL MANDATARIO, de acuerdo con lo establecido en las resoluciones DIAN 000042 del 05 de mayo de 2020, 000013 de 2021 y 000085 del 08 de abril de 2022 así como las normas que lo modifiquen, complementen o deroguen.
4. Que EL MANDATARIO, es el encargado de prestar a EL MANDANTE el servicio de emisión y/o recepción de Documentos electrónicos con fines fiscales, utilizando su infraestructura tecnológica, dentro de los límites corporativos y de conformidad con la negociación realizada entre las partes mediante la plataforma de TFHKA, para lo cual requiere de un certificado de firma digital asignado a EL MANDANTE y que este ha debido adquirir dentro del proceso de registro (vinculación) o recompra.
5. Que para efectos de facilitar temporalmente la transmisión y/o emisión de Documentos electrónicos con fines fiscales contratados por EL MANDANTE, EL MANDATARIO prestará temporalmente su certificado digital a EL MANDANTE durante el periodo de tiempo que se requiere para la obtención del certificado propio del EL MANDANTE, préstamo que se realizará de manera gratuita.
Que en virtud de lo antes expuesto acuerdan:
CLÁUSULAS
PRIMERO: Por medio del presente contrato EL MANDATARIO facilitará a título de préstamo a EL MANDANTE y este recibirá a satisfacción el Certificado Digital (CD) propiedad del EL MANDATARIO de manera excepcional y por tiempo determinado, con el fin de brindar solución a EL MANDANTE durante el tiempo que tarda la emisión de su certificado digital ante el proveedor tecnológico. Lo anterior, con motivo de la Orden de Prestación de Servicio (Formato de vinculación o Recompra) firmada por EL MANDANTE para la emisión y/o transmisión de los documentos electrónicos con fines fiscales (factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, documentos soportes para no obligados a facturar, nómina electrónica, eventos de recepción de proveedores (RADIAN) y en general, los documentos electrónicos derivados de la operaciones a generar en la plataforma de TFHKA de facturación electrónica) ante la DIAN y de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 90 de la Resolución 00000042 del 5 de mayo de 2020 y los demás ordenamientos jurídicos que los complementen, modifiquen o reemplacen.
PARÁGRAFO PRIMERO. Las Partes manifiestan que el CD pertenece a EL MANDATARIO. Por esta razón EL MANDANTE no podrá efectuar actos de disposición, utilizarlo para fines diferentes a los establecidos en el presente contrato, transferir su tenencia. Asimismo, dado que se prestará el CD, pero la utilización la realizará directamente EL MANDANTE este será el único y exclusivo responsable de los impuestos y gravámenes, verificaciones, validaciones y demás responsabilidades que se generen en virtud de la implementación del CD.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El mandato objeto del presente contrato se entiende, en los términos de los artículos 2142 y 2143 del Código Civil Colombiano.
SEGUNDO: Que será necesario hacer uso del certificado de firma digital de EL MANDATARIO únicamente en cuanto EL MANDANTE no cuente con certificado de firma digital para la emisión y/o transmisión a la DIAN de Documentos Electrónicos con fines fiscales contratados por EL MANDANTE. De esta manera, EL MANDANTE garantiza que utilizará el CD materia del presente contrato únicamente para su uso normal, adecuado y lícito con base en la normativa vigente. En caso contrario, EL MANDATARIO podrá exigir la restitución inmediata del CD sin necesidad de requerimiento judicial alguno.
TERCERO: EL MANDATARIO en su calidad de proveedor tecnológico de factura electrónica, permite el uso a EL MANDANTE de su certificado de firma digital sobre los documentos electrónicos con fines fiscales emitidos y/o transmitidos de manera única y exclusiva por EL MANDANTE a través del portal de TFHKA, por un tiempo determinado, que no podrá exceder de los treinta (30) días continuos.
CUARTA: EL MANDATARIO, permite el uso de su certificado de firma digital para la firma de Documentos Electrónicos con fines fiscales de EL MANDANTE sin efectuar ningún tipo de verificación, cálculo y/o revisión de los datos presentados en los mismos, salvo por el contenido técnico de la factura y/o los soportes de pago de nómina electrónica en su condición de proveedor tecnológico, de conformidad con las disposiciones que rigen la materia. En consecuencia, el uso del certificado digital de EL MANDATARIO no da fe de la información con motivo de las operaciones y/o transacciones realizadas directa o indirectamente a través de proceso de facturación electrónica de EL MANDANTE así como de los soportes de los demás documentos electrónicos inherentes al ecosistema de facturación y nómina electrónica que transmita y/o emita.
PARÁGRAFO: EL MANDANTE responderá frente a EL MANDATARIO y/o frente a terceros por omisiones, errores, impericia, malicia y en general cualquier utilización indebida, ilegal o ilícita que realice con el CD de EL MANDATARIO, o que pueda llegar a afectar el buen nombre del mismo.
QUINTA: EL MANDATARIO, solo provee los servicios de facturación electrónica a través de sus plataformas, conforme lo establecido en las disposiciones que para tal fin ha definido la DIAN, por lo que este no conoce ni es participe en los procesos de elaboración de los documentos electrónicos con fines fiscales que sean generados por EL MANDANTE, siendo esto de su responsabilidad absoluta y exclusiva.
SEXTA: Entre EL MANDANTE y EL MANDATARIO no existe ningún vínculo laboral directo ni indirecto, por lo tanto, EL MANDANTE es el único empleador o responsable del personal que emplee para el desarrollo de su actividad comercial. Toda reclamación que promueva cualquier trabajador o tercero empleado directamente por EL MANDANTE, por razón de los servicios prestados, será atendida a expensas de EL MANDANTE y por su exclusiva cuenta y riesgo.
SÉPTIMA: EL MANDANTE reconoce y acepta que las únicas relaciones jurídicas existentes con EL MANDATARIO son las derivadas del servicio contratado, razón por la cual EL MANDANTE será el único responsable de la información reportada y no reportada en los Documentos electrónicos con fines fiscales.
OCTAVA: EL MANDANTE reconoce y acepta que EL MANDATARIO no es ni será responsable por la exactitud, autenticidad, conformidad y la información contable, fiscal, legal presentada en los Documentos electrónicos con fines fiscales, ni tampoco del cumplimiento de los impuestos aplicables, retenciones, gravámenes parafiscales y cualquier otra imposición generada por los tributos de cualquier naturaleza.
NOVENA: EL MANDANTE reconoce y acepta que el uso del certificado de firma digital de EL MANDATARIO no implica la aceptación tácita o implícita de un mandato o representación en el que EL MANDATARIO funja como representante de EL MANDANTE.
DÉCIMA: EL MANDANTE se obliga a mantener indemne a EL MANDATARIO por cualquier perjuicio, daño, perdida, demanda, sanción, investigación y/o reclamo de cualquier naturaleza que se deriven de la información suministrada por EL MANDANTE para la generación de Documentos electrónicos con fines fiscales a través de las plataformas.
DÉCIMA PRIMERA: CONDICIONES DEL SERVICIO. a) EL MANDATARIO se reserva el derecho exclusivo para el uso del certificado digital de su propiedad. b) La autorización para el uso del certificado digital de EL MANDATARIO solo será posible cuando EL MANDANTE haya dado inicio efectivo al proceso de vinculación y/o recompra. c) EL MANDATARIO no se hace responsable por el contenido, uso, autenticidad o veracidad de la información contenida en los documentos electrónicos generados, emitidos y/o transmitidos por EL MANDANTE. d) El encargo realizado por EL MANDATARIO será por cuenta y riesgo de EL MANDANTE. e) El uso del certificado digital de EL MANDATARIO tendrá un tiempo límite de 30 días.
DÉCIMA SEGUNDA: TERMINACIÓN ANTICIPADA. EL MANDATARIO podrá terminar el presente contrato de manera anticipada, dando un preaviso a EL MANDANTE con una antelación no inferior a tres (3) días calendario.
DÉCIMA TERCERA: Toda controversia o diferencia relativa a este contrato se resolverá de común acuerdo entre las partes y en caso de no llegar a una conciliación se someterá por un tribunal de arbitramento designado por la Cámara de Comercio de Bogotá.
DÉCIMA CUARTA: VIGENCIA. El presente contrato estará vigente por treinta (30) días continuos a partir de su firma o hasta la fecha en que sea generado y cargado el certificado digital propiedad de EL MANDANTE, para estos efectos debe ser un tiempo que no podrá superar los 30 días continuos previamente establecidos.
DISPOSICIÓN FINAL. LAS PARTES pactan firmar el presente Contrato mediante firma electrónica de conformidad con la ley 527 de 1999, por lo que los efectos del mismo comenzarán a regir a partir de la fecha de la firma.
